Khóa đào tạo nghiệp vụ thư ký và quản trị văn phòng hiện đại

Khóa học nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại

Mục tiêu khóa học

Khóa học nhằm trang bị cho học viên:

• Kiến thức tổng quan về quản lý văn phòng và vai trò “cánh tay phải” của thư ký đối với lãnh đạo.
• Thành thạo soạn thảo văn bản hành chính theo quy định mới nhất; kỹ năng quản lý hồ sơ tài liệu giấy và điện tử khoa học.
• Kỹ năng xây dựng lịch làm việc, tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp và quản lý các chuyến đi công tác hiệu quả.
• Làm chủ kỹ năng giao tiếp, ứng xử và xử lý tình huống khéo léo trong môi trường văn phòng đa dạng.

Đối tượng tham gia

• Nhân viên văn phòng, thư ký, trợ lý cho các vị trí lãnh đạo, quản lý tại các doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
• Sinh viên các trường Trung cấp, Cao đẳng, Đại học muốn trang bị kỹ năng thực tế để ứng tuyển vào bộ phận hành chính.
• Các cá nhân, tổ chức có nhu cầu bồi dưỡng, cập nhật kiến thức nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại.

Hồ sơ đăng ký và học phí

Học viên chuẩn bị ảnh chụp/scan:

• Phiếu đăng ký (theo mẫu của Trung tâm).
• Căn cước công dân (CCCD).
• Bằng tốt nghiệp cao nhất (nếu có).
• Học phí: Theo quy định của Trường ĐH KHXH&NV –  ĐHQG TP HCM

Lịch khai giảng và hình thức học

• Đơn vị tổ chức: Trung tâm Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực – Trường ĐH KHXH&NV –  ĐHQG TPHCM.
• Khai giảng: Thường xuyên hàng tháng
• Hình thức học: Online  trên Google Meet.
• Thời gian đào tạo: 12 buổi.
• Lịch học: Tối thứ 2 – 4 – 6 (Từ 18h30 – 21h00).
• Thời gian nhận chứng chỉ: 2 – 3 tuần sau khi hoàn thành khóa học đạt yêu cầu.
• Nội dung khóa bồi dưỡng: Chuẩn hóa các kỹ năng hành chính, nghiệp vụ thư ký, soạn thảo văn bản và quản trị văn phòng theo xu hướng chuyển đổi số hiện nay.

Quyền lợi của học viên

• Được học tập với các chuyên gia, giảng viên giàu kinh nghiệm thực tiễn từ Khoa Lưu trữ học – Quản trị văn phòng của Nhà trường.
• Cung cấp bộ tài liệu, biểu mẫu văn bản hành chính và quy trình quản trị văn phòng chuẩn.
• Hỗ trợ giải đáp các tình huống thực tế mà học viên đang gặp phải tại nơi làm việc.
• Sở hữu chứng chỉ uy tín, khẳng định năng lực chuyên môn và mở rộng cơ hội nghề nghiệp.

Cách đăng ký tham gia khóa đào tạo nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
• Bước 2: Gửi hồ sơ trực tiếp qua đường bưu điện.
• Bước 3: Hoàn thiện phí đăng ký để được xếp lớp
• Bước 4: Nhận thông báo lịch khai giảng và lịch học cụ thể

Lưu ý: Đăng ký sớm để giữ chỗ, xếp lớp nhanh và nhận ưu đãi học phí theo từng đợt.

Nội dung khóa đào tạo nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại

Thời gian học và số tiết học

• Thời gian học: 04 tuần.
• Hình thức học: Học trực tuyến qua Google Meet, tương tác trực tiếp với đội ngũ Tiến sĩ, Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng và Văn thư lưu trữ.
• Tổng số tiết: 36 tiết học. Trong đó:
  – Lý thuyết chuyên đề: 20 tiết (Trang bị tư duy quản lý văn phòng, nghiệp vụ soạn thảo và lưu trữ số).
  – Thảo luận, thực hành nghiệp vụ: 13 tiết (Thực hành soạn thảo văn bản hành chính, đóng vai xử lý tình huống giao tiếp và tổ chức sự kiện).
  – Kiểm tra cuối khóa: 03 tiết (Làm bài kiểm tra đánh giá năng lực nghiệp vụ tổng hợp).

Cấu trúc chương trình đào tạo

Hình thức đánh giá và hỗ trợ

• Giảng viên theo dõi mức độ hiện diện và tương tác của học viên qua nền tảng Google Meet. Học viên cần đảm bảo tham gia tối thiểu 80% thời lượng chương trình để đủ điều kiện xét cấp chứng chỉ.
• Hình thức đánh giá cuối khóa: Học viên thực hiện bài làm kiểm tra cuối khóa vào buổi học thứ 12. Nội dung bài kiểm tra tập trung vào việc vận dụng các kỹ năng soạn thảo, tổ chức và xử lý tình huống giao tiếp văn phòng thực tế.
• Hỗ trợ:
  – Học viên được cung cấp kho tài liệu, biểu mẫu văn bản hành chính chuẩn và các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc hiện đại.
  – Giảng viên tư vấn trực tiếp về các tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp hành chính và lộ trình thăng tiến cho vị trí Thư ký/Trợ lý lãnh đạo.
  – Hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ và giải đáp thắc mắc về các quy định văn thư lưu trữ mới nhất của Nhà nước.

Thông tin về chứng nhận nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại

Chứng nhận nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại là văn bằng xác nhận việc học viên đã làm chủ các kỹ năng quản trị hành chính, soạn thảo văn bản và tổ chức công việc chuyên nghiệp. Đây là minh chứng quan trọng cho năng lực nghiệp vụ, giúp cá nhân đáp ứng các tiêu chuẩn tuyển dụng và bổ nhiệm vào các vị trí thư ký, trợ lý hoặc quản lý văn phòng …

Cơ sở pháp lý

Khóa bồi dưỡng được thiết kế bám sát các chủ trương và văn bản quy phạm pháp luật mới nhất của Chính phủ và Bộ Nội vụ về công tác hành chính, văn thư lưu trữ:

• Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ: Quy định về công tác văn thư. Đây là văn bản pháp lý nền tảng xác lập các quy chuẩn về soạn thảo văn bản hành chính, quản lý văn bản đi – đến và lập hồ sơ lưu trữ mà mọi Thư ký cần nắm vững.
• Thông tư số 02/2021/TT-BNV của Bộ Nội vụ: Quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và văn thư. Văn bản này xác định rõ các yêu cầu về năng lực mà một nhân sự văn phòng hiện đại cần đáp ứng.
• Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (và các văn bản hướng dẫn thi hành): Tạo hành lang pháp lý cho việc quản lý tài liệu giấy và tài liệu điện tử, bảo đảm tính an toàn và bảo mật thông tin trong cơ quan, tổ chức.

Giá trị của chứng nhận nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại

• Chứng nhận nghiệp vụ thư ký văn phòng của ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM là điểm cộng lớn giúp học viên vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ tại các tập đoàn lớn, doanh nghiệp nước ngoài và cơ quan hành chính nhà nước.
• Xác nhận khả năng soạn thảo văn bản hành chính đúng quy chuẩn pháp luật, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao tính chuyên nghiệp cho tổ chức.
• Chứng nhận việc học viên đã được đào tạo về kỹ năng quản lý hồ sơ điện tử, sử dụng các công cụ số để sắp xếp lịch trình, tổ chức cuộc họp và quản lý luồng thông tin hiệu quả.
• Là căn cứ quan trọng để cơ quan, tổ chức thực hiện xét bổ nhiệm, điều chuyển hoặc nâng bậc lương cho nhân sự dựa trên năng lực nghiệp vụ đã được ghi nhận chính thức.

Điều kiện tham dự khóa học Nghiệp vụ Thư ký

Để tham dự khóa bồi dưỡng tại Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM, người học cần đáp ứng các điều kiện sau:

Thời hạn chứng chỉ nghiệp vụ thư ký văn phòng (*)

• Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại do Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG-HCM cấp không ghi thời hạn sử dụng trên phôi bằng.
• Chứng chỉ có giá trị vĩnh viễn và chỉ cần học một lần duy nhất để ghi nhận năng lực chuyên môn trong hồ sơ nhân sự (trừ trường hợp có sự thay đổi đặc biệt về quy định khung chương trình từ cơ quan quản lý nhà nước).